Så hanterar vi dina personuppgifter

När du gör en felanmälan eller använder Mina sidor behöver vi uppgifter om dig. Här beskriver vi vilka uppgifter det är, vad vi gör med dem och vilka rättigheter du har.

Vem ansvarar för uppgifterna

Myrkotten Fastighetsförvaltning, är personuppgiftsansvarig. Har du frågor om dina uppgifter, kontakta oss.

Vilka uppgifter vi sparar

• Namn, mobilnummer och e-post om du anger den.
• Adress och lägenhet som felet gäller.
• Din beskrivning av felet och bilder du laddar upp. Platsinformation i bilderna tas bort automatiskt.
• Det du berättar om tillträde, till exempel när du är hemma och om det finns husdjur.
• Ditt svar på om felet är löst och ditt betyg, om du lämnar ett.
• Vilka SMS och mail vi har skickat till dig om ärendet.

Om du har ett konto på Mina sidor sparar vi också:

• Ditt namn, din e-post och ditt mobilnummer, vilken bostad du hyr och sedan när.
• Om du loggar in med BankID: ett krypterat fingeravtryck av ditt personnummer. Det används bara för att känna igen dig när du loggar in. Själva personnumret sparas inte.
• Ditt hyresavtal och dina hyresavier, med belopp, förfallodag, OCR-nummer och om avin är betald.
• Ansökningar om lägenhetsbyte och andrahandsuthyrning och uppsägningar: det du fyller i, uppgifter om bytesparten, andrahandshyresgästen eller din make, maka eller sambo, och handlingarna du laddar upp, till exempel familjebevis, kreditupplysning, hyreskontrakt och lönebesked.

Varför vi sparar dem

Vi använder uppgifterna för att åtgärda felet, boka tid för besök och berätta hur ärendet går. Om du är hyresgäst behövs uppgifterna för att vi ska kunna sköta lägenheten enligt hyresavtalet. Om du inte är hyresgäst, till exempel en granne som anmäler ett fel i trapphuset, stöder vi oss på vårt berättigade intresse av att åtgärda fel i fastigheten.

Vi använder också ärendena för att följa upp fel och underhåll i fastigheterna. Den uppföljningen görs utan namn och kontaktuppgifter.

Uppgifterna på Mina sidor behövs för att vi ska kunna fullgöra hyresavtalet med dig och pröva dina ansökningar enligt hyreslagen. Uppgifter om andra personer i en ansökan, till exempel din bytespart eller andrahandshyresgäst, behandlar vi med stöd av vårt berättigade intresse av att kunna pröva ansökan. Berätta gärna för dem att du lämnar deras uppgifter till oss.

Vilka som får ta del av uppgifterna

• Entreprenören som tar ärendet, till exempel rörmokaren eller elektrikern. Entreprenören ser ditt namn, telefonnummer och tillträdesuppgifter först när den har tagit på sig jobbet.
• Våra leverantörer som behandlar uppgifterna för vår räkning och bara enligt våra instruktioner: webbhotellet där portalen körs (Oderland Webbhotell AB, servrar i Sverige) och tjänsten som skickar SMS (46elks AB, Sverige).
• AI-assistenten Claude från det amerikanska företaget Anthropic hjälper förvaltningen att sortera anmälningar och översätta dem. Den får beskrivningen av felet men inte ditt namn, telefonnummer, din e-post eller portkod. Anthropic sparar inte texten för att träna sina modeller.

Vi säljer aldrig dina uppgifter. Beskrivningen av felet kan behandlas av AI-assistenten i USA, med EU-kommissionens standardavtalsklausuler som skydd. Inga andra uppgifter lämnas till länder utanför EU och EES.

Hur länge vi sparar dem

Namn, telefon, e-post och uppgifter om tillträde raderas automatiskt 24 månader efter att ärendet har avslutats. Själva ärendet, alltså adressen, felet och vad som gjordes, sparas som underhållshistorik för fastigheten men utan koppling till dig. Bilder på felet sparas med ärendet. Vill du att de tas bort, kontakta oss.

Handlingar och uppgifter i en ansökan eller uppsägning tas bort ett halvår efter att ärendet är avslutat. Ditt konto på Mina sidor avslutas när du flyttar ut, och kopplingen till ditt BankID tas bort samtidigt. Själva kontot raderas tre månader senare. Hyresavier visas för de senaste två åren.

Så skyddar vi uppgifterna

Namn, telefonnummer, e-post och tillträdesuppgifter sparas krypterade. Bara de som arbetar med ärendet kommer åt dem, och varje gång någon öppnar dina uppgifter loggas det. Länken du får för att följa ärendet är personlig och slutar fungera en tid efter att ärendet är avslutat. Ditt hyresavtal och handlingarna i dina ansökningar sparas också krypterade, och bara du och förvaltningen kan öppna dem.

Kakor och lagring i telefonen

Felanmälan använder inga kakor för spårning eller statistik och inga analystjänster. Medan du fyller i formuläret sparas ett utkast i din webbläsare, så att du inte förlorar det du skrivit om något går fel. Utkastet tas bort när anmälan är skickad. Väljer du ett annat språk sparas valet i en kaka. För att skydda formuläret mot missbruk används en förvrängd version av din IP-adress som inte går att spåra tillbaka. Webbhotellet sparar tekniska loggar en kort tid för drift och säkerhet. När du loggar in på Mina sidor används en kaka för att hålla dig inloggad. Den tas bort när du loggar ut, och annars när du stänger webbläsaren, eller efter två veckor om du har valt Kom ihåg mig. Ditt språkval sparas med ditt konto.

Dina rättigheter

Du har rätt att

• få veta vilka uppgifter vi har om dig (registerutdrag),
• få felaktiga uppgifter rättade,
• få dina uppgifter raderade eller begränsade,
• invända mot hur vi använder dem,
• få ut uppgifterna du lämnat i ett format som går att föra vidare.

Kontakta oss så svarar vi inom en månad. Vi kan behöva kontrollera att det är du, till exempel genom att skicka svaret till det telefonnummer eller den e-post som finns i ärendet.

Om du tycker att vi hanterar dina uppgifter fel kan du klaga hos Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), imy.se.

Gäller det ett akut fel, ring jouren på 08-704 48 80.

Senast ändrad 2026-11-08.

Till felanmälan